SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN (MANAGEMENT AND CONTROL)

Pengendalian manajemen merupakan bagian akhir dari proses manajemen. Fungsi utama dari pengendalian manajemen adalah memengaruhi perilaku agar sesuai dengan yang diinginkan. Keuntungan pengendalian manajemen adalah peningkatan probabilitas tercapainya tujuan perusahaan. 

Elemen Proses Manajemen

1.             Penentuan tujuan
pengetahuan mengenai tujuan adalah syarat penting dalam merancang SPM dan aktivitas lain yang berhubungan dalam mencapai tujuan. Tujuan tidak harus dapat dikuantifikasi maupun berupa ukuran finansial. Di tiap organisasi karyawan haruslah mengetahui tujuan organisasi agar dapat menilai bahwa tindakan karyawan memiliki tujuan dan menilai kesuksesan dari pencapaian organisasi.

2.             Perumusan Strategi
Strategi mendefinisikan bagaimana organisasi seharusnya menggunakan sumberdayanya untuk mencapai tujuan. Strategi dapat juga diartikan sebagai batasan-batasan bagi karyawan agar aktivitas mereka fokus pada kegiatan organisasi yang dapat membuat organisasi lebih baik daripada kompetitornya. Strategi yang baik berasal dari analisis terhadap kekuatan dan kelemahan organisasi sehingga dapat membimbing karyawan mengejar tujuan organisasi

3.             Pengendalian Manajemen

Untuk dapat fokus pada pengendalian manajemen, kita harus dapat membedakan pengendalian manajemen dengan elemen dari proses manajemen yaitu penentuan tujuan dan perumusan strategi


Pengendalian Manajemen vs Pengendalian Strategis
Dalam artian paling luas, sistem pengendalian dapat dipandang memiliki dua fungsi dasar:

1.             Pengendalian strategis; melibatkan manajer pada pertanyaan : apakah strategi masih valid dalam lingkungan yang terus menerus berubah? Dan jika tidak bagaimana mengubahnya?
pengendalian strategis akan lebih perlu diperhatikan oleh perusahaan yang berada pada lingkungan yang dinamis, seperti perusahaan yang berhubungan dengan teknologi.

2.             Pengendalian manajemen; melibatkan manajer pada pertanyaan umum: apakah karyawan berperilaku secara tepat? Yang dapat dipecah lagi menjadi pertanyaan : apakah karyawan paham ekspektasi perusahaan darinya? Apakah karyawan bekerja keras secara konsisten; akankah mereka mengimplementasi strategi dari perusahaan? Apakah mereka dapat bekerja dengan baik? Jika tidak, apa yang harus dilakukan manajemen untuk mengatasi permasalahan pengendalian?.

Tools untuk mengatasi masalah pengendalian strategis dan manajemen sangat berbeda. Untuk mengatasi pengendalian strategis, manajemen harus fokus terutama terhadap lingkungan eksternal organisasi; bagaimana organisasi dengan segala kekuatan, kelemahan, peluang dan keterbatasannya dapat bersaing dengan kompetitornya. Sedangkan untuk mengatasi pengendalian manajemen, harus fokus pada kondisi lingkungan internal organisasi, yaitu memikirkan bagaimana mempengaruhi perilaku dari karyawan. 
Penekanan pada Perilaku
Pengendalian manajemen melibatkan manajer dalam mengambil langkah-langkah untuk memastikan karyawan mengerjakan yang terbaik bagi organisasi karena karyawan adalah yang membuat organisasi dapat berjalan. Pengendalian manajemen penting dalam bertahan terhadap kemungkinan karyawan melakukan hal yang tidak diinginkan organisasi atau gagal melakukan yang harus dilakukan.

Sebab permasalahan penerapan Pengendalian Manajemen

1.             Kurangnya pengarahan / lack of direction
karyawan memiliki kinerja buruk dapat disebabkan mereka tidak tahu apa yang diinginkan organisasi dari mereka. Oleh karena itu perlu menginformasikan karyawan bagaimana cara agar mereka dapat memaksimalkan kontribusi terhadap pencapaian tujuan organisasi

2.             Masalah motivasi
Kadang meski karyawan tahu apa yang harus dikerjaka, mereka tidak melakukannya karena adanya masalah motivasi. Masalah motivasi seringkali timbul karena tujuan individu dan organisasi seringkali tidak sama. Karyawan kadang bertindak untuk tujuan pribadinya dan mengorbankan tujuan organisasi

3.             Keterbatasan individu
permasalahan terakhir yang dapat timbul meski karyawan tahu ekspektasi atas mereka dan termotivasi untuk bekerja adalah adanya batasan individu seperti kurangnya pengetahuan, pelatihan, pengalaman, stamina dalam mengerjakan tugas.

Tiga permasalahan pengendalian manajemen ini dapat muncul secara bersamaan dan dalam kombinasi bagaimanapun. 

Karakteristik pengendalian manajemen yang baik

1.             Reasonably confident that no major unpleasant surprises will occur; organisasi harus dapat memastikan dengan adanya pengendalian manajemen tidak akan sering terjadi permasalahan besar.

2.             Still allow for some probability of failure because perfect control does not exist; karena tidak ada pengendalian manajemen yang sempurna maka pasti masih akan ada permasalahan yang timbul, organisasi harus menentukan jumlah ekspektasi mengenai permasalahan yg dapat timbul tersebut.

3.             Can help attain organization objective
pengendalian manajemen yang baik tentu dapat mempengaruhi perilaku karyawan agar tercapainya tujuan perusahaan.

Menghindari Permasalahan Pengendalian

1.             Menghilangkan aktivitas / activity elmination
dapat berupa memindahkan risiko potensial kepada pihak ketiga misal denganc ara subkontrak, perjanjian lisensi atau divestasi.

2.             Otomatisasi
menggunakan alat otomatis seperti komputer, robot atau sistem yang dapat dikendalikan untuk berlaku secara tepat. Komputer menghilangkan masalah manusiawi seperti ketidakakurasian, ketidakkonsistenan dan rendahnya motivasi.

3.             Sentralisasi
Pembuatan keputusan penting dilakukan hanya oleh manajemen puncak, untuk mengurangi risiko manajer bawah yang memanfaatkan pengambilan keputusan untuk keuntungan pribadi.

4.             Pembagian risiko/ risk sharing
dapat dilakukan dengan membeli asuransi dan melakukan perjanjian persekutuan.

Control Alternatives
Untuk permaslaahan pengendalian yang tidak dapat dihindari dan yang diputuskan untuk tidak dihindari, manajer harus mengimplementasi satu atau lebih mekanisme pengendalian yang secara umum disebut pengendalian manajemen. Kumpulan dari mekanisme pengendalian yang digunakan umumnya disebut sebagai Sistem Pengendalian Manajemen (SPM)

Tweet

Subscribe to receive free email updates: